Onboarding-Prozess: Effektiv, effizient und individuell
„Ein erfolgreicher Start ins Arbeitsleben ist essenziell für neue Mitarbeiter und eine optimale Integration ins Unternehmen. Daher ist ein durchdachter Onboarding-Prozess von großer Bedeutung. Dieser umfasst drei Phasen: die sorgfältige Vorbereitung, die ausführliche Orientierung und die erfolgreiche Integration.
Wie lange der Onboarding-Prozess dauert, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Hierzu zählen die Komplexität der Stelle und die internen Prozesse im Unternehmen. Die Einführungsphase startet grundsätzlich mit der Vertragsunterzeichnung und endet nach der Probezeit.
Ziel des Onboardings ist es, die neuen Mitarbeiter systematisch mit ihren Aufgaben und den üblichen Arbeitsprozessen vertraut zu machen. Ebenso soll ihnen die Unternehmenskultur nähergebracht und ihnen ermöglicht werden, ihre Kollegen kennenzulernen. Eine erfolgreich umgesetzte Onboarding-Maßnahme trägt wesentlich dazu bei, dass neue Mitarbeiter sich im Unternehmen wohlfühlen und von Beginn an produktiv arbeiten können.“
Onboarding ist ein wichtiger Prozess im Personalmanagement, der die Einstellung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen umfasst. Ziel des Onboardings ist es, den Mitarbeitern die Orientierung im neuen Arbeitsumfeld zu erleichtern und so einen schnellen Start in ihre neue Position zu ermöglichen. Um dies zu erreichen, werden verschiedene Maßnahmen ergriffen, die den Mitarbeitern helfen sollen, sich schnell in das Unternehmen einzufinden und sich mit den Abläufen und Prozessen vertraut zu machen. Das Onboarding-Konzept ist somit ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung und ein effektives Personalmanagement.
Der Einstieg neuer Mitarbeiter in das Unternehmen beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und wird üblicherweise nach etwa einem halben Jahr der Probezeit abgeschlossen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Dauer des Onboardings stark von der Komplexität der Position abhängt. Infolgedessen können auch kürzere oder längere Eingewöhnungszeit erforderlich sein.
Eine gelungene Einarbeitung hat die herausragende Aufgabe, neue Mitarbeiter rasch und unkompliziert in ihre neuen Aufgaben einzuführen, ihnen die Unternehmenskultur und internen Abläufe zu vermitteln und sie dabei zu unterstützen, sich mit ihren Kollegen zu vernetzen. Das übergeordnete Ziel des Onboardings besteht darin, die Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters zu erhöhen und eine enge Verbundenheit zum Arbeitgeber zu schaffen. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess hat positive Auswirkungen auf das Employer Branding und minimiert die Gefahr von Kündigungen während der Probezeit.
„Unser Onboarding-Prozess: Effektiv, effizient und individuell für jeden Mitarbeiter!“
In der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern gibt es drei wichtige Phasen, die im Onboarding-Prozess durchlaufen werden. Jede Phase hat ihre eigene Bedeutung und Herausforderungen. Die erste Phase ist die Vorbereitungsphase, in der sich der Arbeitgeber und der neue Mitarbeiter auf die Stelle vorbereiten und die benötigten Ressourcen und Informationen bereitstellen. Die zweite Phase ist die Orientierungsphase, in der der neue Mitarbeiter die Unternehmenskultur, die Arbeitsabläufe und das Team näher kennenlernt. Hier werden auch Fragen beantwortet und erste Rückmeldungen gegeben. In der dritten und letzten Phase, der Integrationsphase, wird der Mitarbeiter aktiv in die Arbeit eingebunden und erhält konkrete Aufgaben und Verantwortungen. Durch eine sorgfältige Planung und Durchführung des Onboarding-Prozesses kann der Arbeitgeber die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Leistung verbessern.
- Bereitsstellung von Informationen und Arbeitsmitteln
- Stärkung des Bildes als attraktiver Arbeitgeber
HR-Manager und -Managerinnen haben die Möglichkeit, neue Kollegen durch ein effektives Onboarding-Programm schnell und sicher in das Unternehmen und den neuen Tätigkeitsbereich zu integrieren. Anbei einiger Tipps und Aufgaben, die dabei helfen können.
„Ein effektives Onboarding-Programm spart Zeit und gewährleistet eine erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter.“
Vor dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen sollten alle Vertragsdetails geklärt sein. Auch Zugriffsrechte und die passende Dienstkleidung sollten mindestens eine bis zwei Wochen vor dem Start besprochen werden.
Vorab sollten per E-Mail alle wichtigen Informationen über den Starttermin, den Tätigkeitsbereich und das Unternehmen an den neuen Mitarbeiter verschickt werden.
Alle Beteiligten sollten im Vorhinein über ihre Aufgaben und To-dos während des Onboarding-Prozesses informiert sein. Dazu zählen typischerweise das Sekretariat, Office Management, IT und gegebenenfalls Paten, die den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag unterstützen.
Der Arbeitsplatz sollte voll ausgestattet sein und der Zugang zum Büro sowie zu allen benötigten Tools und Programmen sollte reibungslos funktionieren. Auch ein mobiler Firmenwagen oder ein Telefon sollten bereits vorbereitet sein.
Laden Sie den neuen Kollegen zu wichtigen Terminen ein und vereinbaren Sie Vorstellungstermine mit wichtigen Schnittstellen.
Benötigt der neue Mitarbeiter Schulungen in einem bestimmten Bereich, sollten diese frühzeitig organisiert werden.
Bei der Einstellung eines Mitarbeiters für eine neu geschaffene Position kann es vorkommen, dass sich die Verantwortlichkeiten im Team neu verteilen. Es obliegt dem Teamleiter, diese Änderungen detailliert an die bestehenden Mitarbeiter zu kommunizieren. Im Rahmen des Onboardings sollte der zuständige HR-Manager nachfragen, um eine mögliche Unzufriedenheit des neuen Kollegen zu vermeiden.
Einen Tag vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters kann entweder Sie oder ein Kollege ein kleines Willkommensgeschenk besorgen, um den Einstieg in das neue Arbeitsumfeld zu erleichtern. Hier bieten sich Pralinen, ein kleiner Blumenstrauß oder ähnliche Aufmerksamkeiten an. Warum dieser Punkt ein wichtiger Bestandteil des Onboardings ist, erfahren Sie weiter unten.
- Einführung in die neuen Aufgaben
- Bekanntmachen mit Kollegen, Unternehmensprozessen und Kultur
Um Ihrem neuen Teammitglied den typischen Montagmorgen-Stress zu ersparen und sich selbst genügend Vorbereitungszeit zu verschaffen, empfehlen wir, den Arbeitstag um eine Stunde zu verschieben. Mit unseren To-Do’s gelingt ein erfolgreicher Onboarding-Tag:
Eine kleine, aber bedeutende Geste der Begrüßung sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters organisiert werden, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Solche Aufmerksamkeiten tragen dazu bei, dass sich das neue Teammitglied von Anfang an zugehörig fühlt und lange in Erinnerung bleibt.
Um einen reibungslosen Einstieg zu gewährleisten, empfehlen wir eine kurze Vorstellungsrunde. Es ist nicht notwendig, dass die gesamte Belegschaft im Büro auf den Neuen wartet, aber zumindest die direkten Kollegen aus der gleichen Abteilung sollten sich und ihre Aufgabenbereiche am ersten Tag vorstellen. Dies erleichtert den Kontakt und senkt die Hemmschwelle, Fragen zu stellen und um Hilfe zu bitten.
Ein gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen aus der gleichen Abteilung am ersten Arbeitstag stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft eine vertrauensvolle Basis für die zukünftige Zusammenarbeit im Team.
Eine wertvolle Unterstützung für neue Mitarbeiter in Unternehmen mit mehr als 30 Angestellten stellt eine Fotogalerie im Intranet oder eine Fotowand im Büro dar. Mithilfe dieser visuellen Hilfsmittel können die Neulinge schnell und einfach die Gesichter und Namen ihrer Kollegen kennenlernen und sich besser in die Arbeitsgemeinschaft integrieren. Eine solche Maßnahme trägt dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen und das Arbeitsklima zu verbessern. Es lohnt sich also, in diese Art von Mitarbeiterunterstützung zu investieren.
Eine ausführliche Präsentation der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Insbesondere für Mitarbeiter, die nicht aus dem Bereich der Produkte stammen, wie zum Beispiel Buchhalter, ist es wichtig zu wissen, was das Unternehmen anbietet. Wenn mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig eingestellt werden, bietet dies eine gute Gelegenheit, Abteilungen zu vernetzen.
Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeiter versteht, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und wie es diese erreichen möchte. Erklären Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die Ziele, die im nächsten Quartal erreicht werden sollen, und warum seine Unterstützung dabei notwendig ist. Diese Ziele sollten auch in der Zielvereinbarung des Mitarbeiters festgehalten werden.
Das Wissen über die Werte des Unternehmens ist entscheidend, um sich mit dem neuen Arbeitgeber zu identifizieren. Insbesondere wenn der neue Mitarbeiter aus einem anderen Umfeld kommt, wie zum Beispiel einem Start-up, kann die neue Umgebung sehr anders sein. Es ist wichtig, auf kleine Details zu achten, wie zum Beispiel gemeinsame Mittagessen oder Zigarettenpausen. Erklären Sie die Werte, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass es neuen Mitarbeitern schwerfällt, sich in bestehende Teams zu integrieren. Es kann ein einsames Gefühl sein, wenn man in der ersten Arbeitswoche alleine zu Mittag isst, weil sich niemand mehr für den Neuling verantwortlich fühlt. Deshalb ist es wichtig, dass das Team den neuen Kollegen auch während der Mittagspause einbezieht und eine gemeinsame Verbundenheit außerhalb des Arbeitsplatzes aufbaut. Zeigen Sie Teamgeist und helfen Sie dem neuen Mitarbeiter, sich willkommen und akzeptiert zu fühlen.
- Regelmäßige Feedbackgespräche
- Teambuilding
Insgesamt ist es wichtig, den Onboarding-Prozess nicht als einmalige Angelegenheit zu betrachten, sondern als kontinuierlichen Prozess. Nur so können Sie sicherstellen, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter langfristig im Unternehmen wohlfühlt und erfolgreich arbeitet.
Zeigen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter auf, welche Weiterbildungsmöglichkeiten es im Unternehmen gibt. Dies fördert nicht nur die Motivation, sondern auch die fachliche Kompetenz Ihres Mitarbeiters.
Setzen Sie klare und realistische Ziele für Ihren neuen Mitarbeiter. Dies kann zum Beispiel die Einarbeitung in bestimmte Projekte oder die Übernahme von Verantwortung innerhalb des Teams sein. So hat Ihr Mitarbeiter klare Vorstellungen davon, was von ihm erwartet wird und kann sich gezielter auf seine Aufgaben fokussieren.
- Um den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen effektiv zu leiten, ist ein detailliertes Onboarding-Konzept von großer Bedeutung. Dabei sollten die unterschiedlichen Aufgaben in den fünf Phasen des Onboardings erfasst und die Verantwortlichkeit der internen Fachbereiche zu jedem Zeitpunkt festgelegt werden.
- Vorab sollten Sie klären, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie lange die Vorlaufzeiten sind. Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Zeit- und Zutrittskarten, Mitarbeiterausweisen, Büromaterial, PCs, Software und Zugängen. Auch die Datenbereitstellung in der Lohnbuchhaltung sowie das Anlegen einer Personalakte sollten zeitnah geplant werden.
- Erstellen Sie eine Checkliste, um die administrativen Schritte sowie die fachlichen und sozialen Aufgaben der Personalabteilung, Führungskraft und des Teams festzuhalten. Hierbei kann unsere Onboarding-Checkliste eine wertvolle Hilfe sein.
- Automatisieren Sie die einzelnen Arbeitsschritte des Onboardings, von den administrativen Aufgaben bis zum Einarbeitungsplan. So können Sie den Überblick behalten und das Onboarding effizienter gestalten. Vermeiden Sie Plagiate und nutzen Sie viele Synonyme, um den Text einzigartig und überzeugend zu formulieren.
